跟進(jìn)訂單疏忽導(dǎo)致虧損？這些教訓(xùn)值得每個(gè)外貿(mào)人警惕！

跟進(jìn)的訂單因疏忽而導(dǎo)致公司虧損，這樣的后果會(huì)被扣錢嗎？這事說(shuō)起來(lái)沉重，但確實(shí)是個(gè)需要我們每一個(gè)外貿(mào)從業(yè)者認(rèn)真思考和防范的問題。

印象最深的一次類似事件，是發(fā)生在疫情前1到2年的某個(gè)時(shí)候。當(dāng)時(shí)，工廠的增值稅專用發(fā)票（增票）開過(guò)來(lái)了，但操作員疏忽大意，把它放在了一堆文件底下，結(jié)果這一放就是一年。由于出口退稅申報(bào)需要在報(bào)關(guān)單所在年的次年4月份之前申報(bào)，這次因?yàn)椴僮魇韬鰧?dǎo)致退稅逾期沒法申報(bào)，直接導(dǎo)致15萬(wàn)的退稅徹底泡湯了。打個(gè)比方，假設(shè)今年是2024年，所有在2024年報(bào)關(guān)出口的貨物，必須在2025年4月之前申請(qǐng)退稅，逾期將無(wú)法再享受退稅優(yōu)惠。

在這次事件中，不僅是操作員的疏忽，客戶、單證操作員、客服經(jīng)理、財(cái)務(wù)以及銷售員也都存在失職。客戶沒有及時(shí)跟進(jìn)發(fā)票進(jìn)度，單證操作員和客服經(jīng)理沒有督促整理文件，財(cái)務(wù)沒有對(duì)退稅資料及時(shí)核對(duì)，銷售員也未能有效溝通。這些環(huán)節(jié)的失誤疊加，最終導(dǎo)致了整整15萬(wàn)元的退稅損失。

結(jié)果如何呢？自然是有人要承擔(dān)責(zé)任。操作員被罰了2000元，客服經(jīng)理被罰了2萬(wàn)元，操作1部的團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)金全扣，剩下的損失由銷售員承擔(dān)。而客戶方面也非常通情達(dá)理，雖然作為服務(wù)公司，我們應(yīng)當(dāng)負(fù)全責(zé)，但客戶愿意承擔(dān)一部分責(zé)任，支付了雙倍的服務(wù)費(fèi)以彌補(bǔ)損失。

這個(gè)教訓(xùn)帶來(lái)的改變

從那之后，我們公司每年2月至3月間都會(huì)進(jìn)行退稅管理的專項(xiàng)檢查。財(cái)務(wù)部門在這段時(shí)間里會(huì)對(duì)兩邊的賬目進(jìn)行全面梳理，確保所有前年出口但尚未收到增票和未完成退稅的單子都得到妥善處理。通過(guò)這樣的管理措施，我們避免了類似失誤的再次發(fā)生，也在一定程度上提高了各部門的協(xié)作效率和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

如何避免類似失誤？

1. 文件管理規(guī)范化：文件堆積是問題的根源之一，確保所有文件得到及時(shí)整理和歸檔，建立標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理流程尤為重要。
2. 各部門溝通協(xié)作：每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都互相關(guān)聯(lián)，退稅需要單證、客戶、財(cái)務(wù)等多方的協(xié)作，任何一方的疏忽都可能導(dǎo)致全局失敗。因此，加強(qiáng)跨部門的溝通和協(xié)作機(jī)制，設(shè)立專門的提醒流程，是避免此類失誤的重要手段。
3. 關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的提醒機(jī)制：退稅申報(bào)具有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，錯(cuò)過(guò)即無(wú)法挽回。建議企業(yè)可以通過(guò)內(nèi)部ERP系統(tǒng)、電子郵件或其他工具設(shè)置關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)的自動(dòng)提醒，確保每一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)都能得到及時(shí)關(guān)注。

結(jié)語(yǔ)

外貿(mào)工作中，每一個(gè)細(xì)節(jié)都可能影響到企業(yè)的整體效益，尤其是涉及到出口退稅等資金往來(lái)的重要環(huán)節(jié)。每次失誤都會(huì)帶來(lái)代價(jià)，有時(shí)候是金錢上的損失，有時(shí)候是客戶關(guān)系的破裂。但我們可以從這些經(jīng)驗(yàn)中不斷學(xué)習(xí)，改進(jìn)流程、加強(qiáng)管理，最終減少未來(lái)的失誤發(fā)生。

希望大家都能從這個(gè)教訓(xùn)中吸取經(jīng)驗(yàn)，做到未雨綢繆，在外貿(mào)的復(fù)雜流程中步步為營(yíng)。畢竟，規(guī)范化的管理和細(xì)致入微的態(tài)度，才是我們?cè)趪?guó)際貿(mào)易舞臺(tái)上站穩(wěn)腳跟的根本。